word2003页码设置技巧收集分享

  Word2003中的页码设置功能相信大家不会陌生,在操作的时候总会遇到各种各样的问题,下面就分享一些页码设置的小技巧给大家学习学习。

  word不同位置采用不同的页眉或页脚

  如果要为文档的不同位置创建不同的页眉或页脚,可将该文档分成节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接;如果没有这样做,那么可在开始使用不同页眉或页脚的新节处插入一个分节符。下面介绍具体的操作过程:

  (1)单击要创建不同页眉或页脚的节,单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,弹出“页眉和页脚”工具栏。

  (2)单击“页眉和页脚”工具栏上“与上一节相同”按钮。修改已有的页眉或页脚,或新建该节的页眉或页脚。   

  (3)依此类推,如果要为以后的节创建不同的页眉或页脚,可以重复上面的步骤。

  用分页符在Word中定义多个不同页眉

  如何在一个Word文档中设置不同的页眉?有的朋友说:太简单了,不就是打开“文件/页面设置”,再单击“版式”选项卡,勾选其中的“奇偶页不同”。如果希望第一页不一样,也可以勾选其中的“首页不同”,就可以实现设置不同的页眉。

  但是,如果一个长篇文档需要根据文档内容呈现十几个不同的页眉,也就是说不同的章节设置不同的页眉,这种操作方法就不行了。那么怎么做呢?这里要考虑利用“分节符”来实现。

  分节符是为表示节结束而插入的标记。分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,先对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的链接。具体操作步骤是:

  1. 将光标定位在要使用不同页眉或页脚的页的最后一行的末尾处,单击“插入/分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框,选择“分节符”类型中的“下一页”,单击“确定”按钮(图1)。

  2.执行“视图/页眉和页脚”命令,打开“页眉和页脚”工具栏,此时的光标会定位在下一页的页眉处。

  3.单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮,关闭页眉之间的链接(成功后,在页眉的右上方“与前一节相同”几个字消失);修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。这个设置将应用于本节所有页(图2)。其余各页需要修改按此方法操作即可。

  创建了不同的页眉页脚,整个文档采用的是统一的页码。如果要想在文档中单独编页码怎么办呢?也是通过“分节符”来实现的。操作方法:先将文档分节(如果已分节就不用做了),方法同上,即插入一个“下一页”的分节符,然后单击“插入/页码”命令,再单击“页码”对话框中的“格式”按钮,在“页码格式”对话框中的“页码编排”选项中选择“起始页码”单选钮即可(图3)。

  Word公式为折页文件设置自动页码

  在日常办公中,经常需要用Word打印一些需要折叠的文件(比如数量很少的说明书、员工手册等,A4纸对折为32开规格装订的情况最多),我们在“页面设置”中把页面变成横向后,使用Word的“分栏”功能很容易排出这样的版面(如图1)。但是在给这些文件插入页码的时候问题就出现了:因为我们所规定的两页对于Word来说其实是一页,所以Word的插入“页码”在这里就失效了。如果这时候要为每个页面(不是Word的页面)插入页码,当然可以在“页眉和页脚”视图中采用手动插入的方式实现,但是如果文档长度很长,这种手动的方式就非常吃力了。

  笔者经过反复摸索,发现我们可以在Word里面使用域的公式为分栏的页面根据栏数实现自动页码功能。首先我们分析这个自动编码的算法:假设分为n栏、在每个Word页面中要插入n个页码,假设Word的页码为m,那这一页要插入页码就应该是n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n),比如说三栏的情况下,第二个Word页面要插入3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即4、5、6这三个页码。

  自动编排页码的算法搞清楚了,接下来就看我们看如何实现这个功能。在“域”当中,PAGE是可识别的变量,但是在公式中这个变量是不可识别的,这时候如果在公式中强行使用n*PAGE的方法,Word会给出“!未定义的书签,PAGE”的提示。笔者查遍了能找到所有的资料,都没有关于如何将PAGE变量引入到公式中的方法。后来经过探索发现,如果我们把该页的Word页码定义为书签PAGENUM(或其他任何合法的名称),我们在插入“域”公式时就可以使用PAGENUM作为想插入的人工页码的“依据”变量了。

 

  以一个三栏的Word文档为例:首先我们还要利用Word的页面编码作为变化的依据,我们在“插入”菜单中选择“页码”,然后在“页眉和页脚”视图中选中这个页码,再在“插入‘书签”中给这个页码一个名字叫做“PAGENUM”(如图2),点“添加”按钮。

  回到"页眉和页脚"视图中,在"插入"菜单中点"域"后弹出如图对话框(如图3),在"域名"中选中"=(Formula)"(如果列表中没有出现这个选项可以在"类别"下拉菜单中选中"全部"),然后点击右侧出现的"域属性"中的"公式"按钮,出现输入公式的对话框(如图4),在"公式"中输入"=3*PAGENUM-(3-1)",然后确定,这样我们就为第一个栏输入了页码。用同样的方法为第二栏、第三栏分别输入"=3*PAGENUM-(3-2)"、"=3*PAGENUM-(3-3)"的公式,把它们用空格键或Tab键分割后调整到合适的位置(如图5),这样我们的工作就完成了,所有的Word页面在页脚中都插入了以栏为单位的"页码",而且在不同的Word页面中自动变化。有兴趣的读者可以点中这些"页码"、按右键菜单中的"切换域代码",你会发现这些域里面的公式就会以原始的形式展现在你的面前。

  最后,我们把此前插入的Word页码变为不可见(注意:千万不要删除,否则PAGENUM的变量就没有了,Word会重新给出"!未定义的书签,PAGENUM"的提示)。选中这个Word页码,将它的字体颜色变为与底色相同的颜色(默认为白色)。我们在"文件"菜单中选取"打印预览",发现最终打印出来的文件完全符合我们的希望。

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